Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung (AVV)
Stand: 15. September 2026
Diese Vereinbarung regelt die Bearbeitung von Personendaten durch den Anbieter im Auftrag des Kunden im Rahmen der Nutzung von IMS-Cockpit. Sie wird gemäss Ziffer 10 der AGB automatisch Bestandteil des Vertrags, sobald der Kunde im IMS-Cockpit Personendaten bearbeitet (z. B. Mitarbeiterdaten in Prüfmittel-, Massnahmen- oder 8D-Dokumenten). "Auftraggeber" bezeichnet nachfolgend den Kunden, unabhängig davon, ob dieser datenschutzrechtlich Verantwortlicher oder seinerseits Auftragsbearbeiter eines Dritten ist; der Anbieter handelt als Auftragsbearbeiter bzw. Unterauftragsbearbeiter des Auftraggebers. Begriffe wie "Verantwortlicher", "Auftragsbearbeiter" und "Personendaten" werden im Übrigen im Sinne des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) verwendet.
1. Gegenstand und Dauer
Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Bearbeitung von Personendaten durch den Anbieter ("Auftragsbearbeiter" bzw. "Unterauftragsbearbeiter") im Auftrag des Kunden ("Auftraggeber") zum Zweck der Erbringung des IMS-Cockpit-Dienstes gemäss Hauptvertrag. Sie gilt für die Dauer des Hauptvertrags.
2. Art und Zweck der Bearbeitung
Der Auftragsbearbeiter bearbeitet Personendaten ausschliesslich zum Zweck des Betriebs, der Wartung und der Absicherung von IMS-Cockpit sowie zur Erfüllung der im Hauptvertrag vereinbarten Leistungen.
| Kategorien betroffener Personen | Kategorien von Personendaten |
|---|---|
| Mitarbeitende, Benutzer und Ansprechpersonen des Kunden | Name, Kontaktdaten, Funktion, vom Kunden erfasste Benutzer-Stammdaten sowie Rollen- und Zuordnungsdaten innerhalb des Mandanten, ausserdem Angaben in Prüfmittel-, KVP-, Audit-, Massnahmen- oder 8D-Dokumenten. Ausgenommen sind technische Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten (z. B. Passwort-Hash, 2FA-Daten), die der Anbieter gemäss Datenschutzerklärung in eigener Verantwortung bearbeitet. |
| Ansprechpersonen bei Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern des Auftraggebers | Name, geschäftliche Kontaktdaten, Funktion sowie qualitäts-, bewertungs- oder reklamationsbezogene Angaben |
Die Verarbeitung besonders schützenswerter Personendaten (z. B. Gesundheitsdaten) ist nicht Gegenstand der vereinbarten Leistungen, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, keine für den jeweiligen Zweck nicht erforderlichen besonders schützenswerten Personendaten im IMS-Cockpit zu erfassen.
3. Weisungsgebundenheit
Der Auftragsbearbeiter bearbeitet Personendaten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, einschliesslich der in dieser Vereinbarung und im Hauptvertrag festgelegten Zwecke. Der Auftragsbearbeiter informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Ansicht ist, dass eine Weisung gegen anwendbares Datenschutzrecht verstösst.
4. Vertraulichkeit
Der Auftragsbearbeiter stellt sicher, dass sämtliche Personen, die Zugang zu den Personendaten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.
5. Technische und organisatorische Massnahmen
Der Auftragsbearbeiter trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten, insbesondere:
- Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS) und verschlüsselte Sicherungskopien;
- Passwörter ausschliesslich als Hash gespeichert, nie im Klartext;
- eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht den Benutzern zur Verfügung; der Auftragsbearbeiter kann deren Verwendung aus Sicherheitsgründen verpflichtend vorsehen;
- mandantengetrennte Datenhaltung je Kunde;
- rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskontrolle innerhalb des Mandanten;
- Schutz administrativer Zugänge, Beschränkung des administrativen Zugriffs auf Personen, die diesen zur Leistungserbringung benötigen;
- regelmässige Sicherheitsupdates der eingesetzten Systeme und Komponenten;
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse;
- regelmässige, verschlüsselte Datensicherungen mit begrenzter Aufbewahrungsdauer sowie ein Verfahren zur Wiederherstellung aus Datensicherungen.
6. Unterauftragsbearbeiter
Der Auftraggeber erteilt hiermit seine generelle Zustimmung zum Beizug folgender Unterauftragsbearbeiter:
| Anbieter | Zweck | Bearbeitungsort |
|---|---|---|
| Infomaniak Network SA, Genf | Hosting/Betrieb des IMS-Cockpit (VPS) | Schweiz |
| cloudscale.ch AG | Verschlüsselte Sicherungskopien | Schweiz |
Der Auftragsbearbeiter informiert den Auftraggeber vorab über die beabsichtigte Änderung oder Ergänzung von Unterauftragsbearbeitern. Der Auftraggeber kann einer solchen Änderung aus wichtigem, sachlich begründetem Datenschutzgrund innert 14 Tagen widersprechen. Kann bei einem begründeten Widerspruch keine zumutbare alternative Lösung gefunden werden, kann der Auftraggeber den betroffenen Dienst auf den Zeitpunkt des Einsatzes des neuen Unterauftragsbearbeiters kündigen. Der Auftragsbearbeiter verpflichtet Unterauftragsbearbeiter auf ein Datenschutzniveau, das dieser Vereinbarung entspricht.
7. Unterstützung bei Betroffenenrechten
Soweit dem Auftraggeber ein Begehren einer betroffenen Person (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung) zugeht, das Personendaten im IMS-Cockpit betrifft, unterstützt der Auftragsbearbeiter den Auftraggeber im zumutbaren Rahmen bei dessen Erfüllung, insbesondere durch geeignete technische Funktionen der Anwendung.
Geht ein Begehren einer betroffenen Person direkt beim Auftragsbearbeiter ein und betrifft es Kundendaten, leitet dieser das Begehren unverzüglich an den Auftraggeber weiter und beantwortet es nicht ohne dessen Weisung, soweit keine gesetzliche Verpflichtung entgegensteht.
8. Datenschutzverletzungen
Der Auftragsbearbeiter informiert den Auftraggeber so rasch als möglich über jede ihm bekannt gewordene Verletzung der Datensicherheit, welche Personendaten des Auftraggebers betrifft. Soweit verfügbar, informiert er insbesondere über Art, Zeitpunkt, Dauer und Umfang der Verletzung, deren mögliche Folgen sowie die bereits ergriffenen oder vorgesehenen Massnahmen, und unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten.
9. Löschung und Rückgabe nach Vertragsende
Nach Beendigung des Hauptvertrags werden die Personendaten gemäss Ziffer 14 der AGB gelöscht bzw. dem Auftraggeber auf Wunsch als Exportdatei zur Verfügung gestellt.
10. Kontroll- und Nachweisrechte
Der Auftragsbearbeiter stellt dem Auftraggeber auf Anfrage angemessene Informationen und Nachweise zur Einhaltung dieser Vereinbarung zur Verfügung. Soweit diese zur Überprüfung nicht ausreichen, kann nach vorgängiger Abstimmung und mit angemessener Frist eine Prüfung durchgeführt werden. Prüfungen sind auf das erforderliche Mass zu beschränken und dürfen den ordentlichen Geschäftsbetrieb sowie die Sicherheit und Vertraulichkeit anderer Kunden nicht beeinträchtigen. Die Kosten einer vom Auftraggeber verlangten Prüfung trägt grundsätzlich der Auftraggeber, sofern die Prüfung keine wesentliche Vertrags- oder Datenschutzverletzung des Auftragsbearbeiters ergibt.
11. Haftung
Es gilt die Haftungsregelung gemäss Ziffer 13 der AGB.
12. Schlussbestimmungen
Diese Vereinbarung untersteht schweizerischem Recht. Im Übrigen gelten die Bestimmungen der AGB, insbesondere zu Gerichtsstand und Änderungen. Bei Widersprüchen zwischen dieser Vereinbarung und den AGB geht diese Vereinbarung in Bezug auf die Bearbeitung von Personendaten vor.